Датско-российский театр «Диалог», работающий в РЦНК г. Копенгаген с декабря 2000 года, был приглашен в качестве делегата съезда. Организаторы собрания оформили залы и фойе в стиле революционной поры к 100-летнему юбилею Октябрьской революции, написав лозунги «Вся власть театру!».
В составе участников съезда были руководители русских театров из Белоруссии, Грузии, Молдавии, Казахстана, Узбекистана, Латвии, Эстонии, Германии, Швеции, Франции и Дании. С приветственными речами выступили: депутат Государственной Думы, заместитель председателя Комитета Государственной Думы по Культуре Е.Г. Драпеко, депутат Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, заместитель председателя Постоянной комиссии по образованию, культуре и науке А.Р. Мельникова, заместитель Председателя Союза Театральных Деятелей (СТД) Д.А.Мозговой, секретарь Постоянной комиссии МПА СНГ по культуре, информации, туризму и спорту К.А. Пшенко. Открыл съезд руководитель Международного театрального фестиваля «Встречи в России», генеральный директор Театра-фестиваля «Балтийский Дом» С.Г. Шуб.
За два дня работы съезда были определены цели и задачи создаваемой Ассоциации, принят Устав организации и торжественно учреждена Ассоциация деятелей русских театров зарубежья. Выбрано Правление Ассоциации: от дальнего зарубежья в Правление вошли Т.М. Дербенёва – Дания и Л.Т. Дробич – детские театры Европы (Франция).
Поздравить учредителей Ассоциации пришёл народный артист СССР и РФ О.В. Басилашвили.
Завершился съезд праздником открытия театрального фестиваля «Встречи в России», а на следующий день состоялось первое заседание Правления Ассоциации деятелей русских театров зарубежья.